Inhalt · 9 Abschnitte+
Worauf Arbeitgeber achten
Die Assistenz der Geschäftsführung entlastet Geschäftsführer:innen und Vorstände im Alltag. Sie koordiniert Termine und Reisen, filtert Anfragen, bereitet Besprechungen, Gesellschafterversammlungen und Aufsichtsratssitzungen vor, schreibt Protokolle, erstellt Präsentationen und Auswertungen und hält Kontakt zu Führungskräften, Kund:innen und Partnern. Oft übernimmt sie eigene Projekte, etwa die Organisation einer Klausur, die Einführung eines Tools oder die interne Kommunikation.
Geschäftsführungen achten in der Bewerbung auf Organisationstalent, Diskretion, sicheres Auftreten und Eigeninitiative. Nenn, für wen du gearbeitet hast, etwa für eine Geschäftsführung im Mittelstand oder einen Konzernvorstand, und welche Aufgaben du selbstständig übernommen hast. Wichtig sind exzellentes Deutsch, gutes Englisch und sicherer Umgang mit Office, besonders PowerPoint und Excel. Anders als in der reinen Sachbearbeitung bist du Generalist:in und Schnittstelle zum ganzen Unternehmen.
Das prüfen Personaler:innen zuerst
- Erfahrung als Assistenz auf Führungsebene
- Termin-, Reise- und Gremienorganisation
- Diskretion und Auftreten
- Office, besonders PowerPoint und Excel
- Verhandlungssicheres Englisch
Der Lebenslauf
Beschreib jede Station mit den Aufgaben, die du wirklich übernommen hast. Starke Verben und konkrete Einsatzbereiche sagen mehr als eine bloße Jobbezeichnung. So könnte eine Station als Assistenz der Geschäftsführung aussehen:
05/2021 – heute · Assistenz der Geschäftsführung, Mittelständischer Maschinenbauer, Schwäbisch Hall
- – Termin- und Reisemanagement für zwei Geschäftsführer
- – Vorbereitung von Beiratssitzungen und Protokolle
- – Präsentationen und Auswertungen für Managementmeetings
- – Organisation der jährlichen Führungsklausur
- – Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
Stärken belegen statt behaupten
Eigenschaften glaubt man dir erst, wenn du zeigst, wo du sie gebraucht hast. Diese Stärken zählen als Assistenz der Geschäftsführung besonders, und so kannst du sie belegen:
- Organisationstalent: Eine Geschäftsreise nach Asien musste wegen eines verschobenen Kundentermins kurzfristig umgeplant werden. Beschreib, wie du Flüge, Hotels und Termine innerhalb weniger Stunden neu organisiert hast.
- Diskretion: Du hattest früh Kenntnis von einer geplanten Umstrukturierung. Erzähl, wie du vertrauliche Unterlagen geschützt und Nachfragen professionell beantwortet hast.
- Eigeninitiative: Managementmeetings liefen oft unstrukturiert. Zeig, wie du eine feste Agenda und eine Aufgabenliste eingeführt hast.
- Kommunikation: Führungskräfte wollten kurzfristig Termine bei der Geschäftsführung. Nenn, wie du Prioritäten gesetzt und freundlich vertröstet hast.
Fachkenntnisse & Programme
In den Abschnitt „Kenntnisse“ gehört, was du sicher beherrschst. Typisch für Assistenz der Geschäftsführung:
- Microsoft 365 mit Outlook, PowerPoint und Excel
- Teams und Videokonferenzen
- Reiseplanung und Spesenabrechnung
- Protokollführung und Gremienarbeit
- Korrespondenz nach DIN 5008
- Projektorganisation
- Event- und Klausurplanung
- Englisch auf Verhandlungsniveau
Lebenslauf als Assistenz der Geschäftsführung
Jobrezept fragt deine Stationen Schritt für Schritt ab und formuliert daraus einen Lebenslauf, der zur Stelle passt.
Das Anschreiben
Im Hauptteil verbindest du deine Erfahrung mit dem, was die Stelle verlangt. Ein Absatz mit einem konkreten Beispiel überzeugt mehr als eine Liste von Eigenschaften.
Seit mehreren Jahren unterstütze ich als Assistenz die beiden Geschäftsführer eines mittelständischen Maschinenbauers. Ich koordiniere ihre Termine und Reisen, bereite Beiratssitzungen vor, schreibe Protokolle und erstelle Präsentationen für Managementmeetings. Als Managementmeetings oft ohne klare Ergebnisse endeten, habe ich eine feste Agenda und eine Aufgabenliste eingeführt, die heute im ganzen Führungskreis genutzt wird. Außerdem organisiere ich die jährliche Führungsklausur mit externen Referent:innen. Vertrauliche Informationen behandle ich mit absoluter Diskretion. Ihr Unternehmen wächst international, und ich möchte die Geschäftsführung dabei mit meinem Englisch und meiner Erfahrung in Reiseorganisation unterstützen.
Ergänz einen Satz dazu, warum du genau zu diesem Arbeitgeber willst. Das kann das Team, das Arbeitsfeld, ein Schwerpunkt oder die Nähe zum Wohnort sein, solange es ehrlich ist.
Do & Don't
So geht's
- Führungsebene und Unternehmen nennen
- Eigene Projekte hervorheben
- Diskretion betonen
- Sprachkenntnisse mit Niveau angeben
Lieber nicht
- Vertrauliches aus dem Unternehmen erzählen
- Nur „Terminverwaltung“ schreiben
- Office-Kenntnisse übertreiben
- Bewerbung mit Fehlern schicken
Ausbildung & Quereinstieg
Der klassische Weg
Viele Assistent:innen haben eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufleute für Büromanagement, Industriekaufleute oder Fremdsprachenkorrespondent:innen. Auch ein Studium in Betriebswirtschaft, Wirtschaftssprachen oder International Management ist verbreitet, besonders bei Konzernen. Wichtig sind mehrere Jahre Berufserfahrung im Office-Bereich. Weiterbildungen wie Fachwirt:in für Büro- und Projektorganisation, geprüfte Management-Assistenz oder Kurse in Projektmanagement vertiefen das Profil. Später sind Office Management, Stabsstellen, Referent:in der Geschäftsführung oder Chief of Staff möglich. In Konzernen werden für Vorstandsassistenzen oft ein Studium und internationale Erfahrung erwartet.
Quereinstieg
Quereinsteiger:innen aus Hotellerie, Eventmanagement oder Flugbegleitung bringen Organisationstalent, Auftreten und Serviceorientierung mit, die hier sehr gefragt sind. Wichtig ist, sichere Office-Kenntnisse nachzuweisen, etwa mit einem Kurs in PowerPoint und Excel. Ein Einstieg als Teamassistenz oder im Office Management ist oft der erste Schritt. Mit Erfahrung und Vertrauen wächst die Verantwortung. Wer bereits Veranstaltungen für Führungskräfte organisiert hat, sollte das ausdrücklich nennen.
Checkliste
Bevor du abschickst
- Führungsebene genannt?
- Eigene Projekte beschrieben?
- Office-Kenntnisse angegeben?
- Sprachen mit Niveau?
- Bewerbung fehlerfrei?
- Zeugnisse beigelegt?
Häufige Fragen
Was unterscheidet Assistenz und Referent:in der Geschäftsführung?+
Die Assistenz organisiert, koordiniert und bereitet vor, oft mit eigenen Projekten. Referent:innen arbeiten stärker inhaltlich, analysieren Themen, schreiben Entscheidungsvorlagen und vertreten die Geschäftsführung in Projekten. Viele Referent:innen haben ein Studium. Der Wechsel von der Assistenz in eine Referentenrolle ist möglich.
Wie wichtig ist Englisch?+
In international tätigen Unternehmen sehr wichtig, weil Korrespondenz, Reisen und Meetings oft auf Englisch laufen. Gib dein Niveau ehrlich an, etwa C1, und nenn Situationen, in denen du Englisch nutzt. Im Gespräch wird oft spontan gewechselt, um das Niveau zu prüfen.
Wie zeige ich Diskretion in der Bewerbung?+
Indem du vertrauliche Themen nicht konkret nennst, sondern allgemein beschreibst, etwa die Vorbereitung von Gremiensitzungen oder die Begleitung von Umstrukturierungen. Erwähne, dass du mit sensiblen Informationen arbeitest. Gerade die Zurückhaltung im Anschreiben ist ein Beleg.
Welche Projekte kann ich übernehmen?+
Häufig sind Veranstaltungen wie Klausuren und Jubiläen, die Einführung neuer Tools, Umzüge, interne Kommunikation oder die Organisation von Messen. Nenn solche Projekte mit deiner Rolle und dem Ergebnis. Sie zeigen, dass du über die Terminplanung hinaus Verantwortung übernimmst.
Bin ich nur so gut wie meine Führungskraft?+
Die Zusammenarbeit ist eng, deshalb ist die persönliche Passung wichtig. Frag im Gespräch nach Arbeitsstil, Erreichbarkeit und Erwartungen der Geschäftsführung. Gute Assistent:innen gestalten die Zusammenarbeit aktiv und schlagen Verbesserungen vor, statt nur Aufträge abzuarbeiten. Eine gute Passung macht die Arbeit für beide Seiten leichter.