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Worauf Arbeitgeber achten
Bürokaufleute sind in fast jeder Branche gefragt: in Unternehmen, Handwerksbetrieben, Kanzleien, Behörden und Vereinen. Seit 2014 heißt der Ausbildungsberuf offiziell Kaufmann/-frau für Büromanagement. In Stellenanzeigen findest du aber weiterhin beide Bezeichnungen.
Weil die Aufgaben so vielseitig sind, sollte deine Bewerbung zeigen, was du konkret machst: Sekretariat, Buchhaltung, Personal, Einkauf oder Kundenservice. Und dass du zuverlässig, organisiert und sicher mit Office-Programmen bist.
Das prüfen Personaler:innen zuerst
- Konkrete Aufgabenbereiche wie Korrespondenz, Rechnungswesen, Personal oder Auftragsbearbeitung
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, vor allem Word, Excel und Outlook
- Fehlerfreie Rechtschreibung und Schreiben nach DIN 5008
- Erfahrung mit Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen
- Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
Der Lebenslauf
Beschreib jede Station mit den Aufgaben, die du wirklich übernommen hast. Starke Verben und konkrete Einsatzbereiche sagen mehr als eine bloße Jobbezeichnung. So könnte eine Station als Bürokaufmann/-frau aussehen:
08/2022 – heute · Kauffrau für Büromanagement, Handwerksbetrieb für Elektrotechnik, Kiel
- – Terminplanung für Monteure und Koordination der Einsätze
- – Erstellung von Angeboten und Rechnungen in der Branchensoftware
- – Vorbereitende Buchhaltung und Übergabe an die Steuerkanzlei
- – Korrespondenz mit Kund:innen, Lieferanten und Behörden nach DIN 5008
- – Pflege der Personalakten und Vorbereitung der Lohnunterlagen
Stärken belegen statt behaupten
Eigenschaften glaubt man dir erst, wenn du zeigst, wo du sie gebraucht hast. Diese Stärken zählen als Bürokaufmann/-frau besonders, und so kannst du sie belegen:
- Organisation: Beschreib, wie du Termine, Fristen und Abläufe für mehrere Personen koordinierst.
- Sorgfalt: Nenn Aufgaben, bei denen Genauigkeit zählt, etwa Rechnungsstellung oder Buchhaltung.
- Freundlicher Kundenkontakt: Zeig, dass du am Telefon und per Mail die erste Anlaufstelle bist.
- Eigeninitiative: Erzähl, welchen Ablauf du verbessert hast, etwa eine neue Ablage oder eine Vorlage.
Fachkenntnisse & Programme
In den Abschnitt „Kenntnisse“ gehört, was du sicher beherrschst. Typisch für Bürokaufmann/-frau:
- Microsoft Word, Excel, Outlook, gegebenenfalls PowerPoint
- Schriftverkehr nach DIN 5008
- Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsstellung und Mahnwesen
- Buchhaltungs- oder ERP-Software, zum Beispiel DATEV, Lexware oder SAP
- Terminmanagement und Reiseorganisation
- Grundlagen der Personalverwaltung
- Digitale Ablage und Dokumentenmanagement
Lebenslauf als Bürokaufmann/-frau
Jobrezept fragt deine Stationen Schritt für Schritt ab und formuliert daraus einen Lebenslauf, der zur Stelle passt.
Das Anschreiben
Im Hauptteil verbindest du deine Erfahrung mit dem, was die Stelle verlangt. Ein Absatz mit einem konkreten Beispiel überzeugt mehr als eine Liste von Eigenschaften.
In meinem Ausbildungsbetrieb, einem Handwerksbetrieb mit mehreren Monteurteams, bin ich die erste Anlaufstelle für Kund:innen und plane die Einsätze. Ich schreibe Angebote und Rechnungen, bereite die Buchhaltung für die Steuerkanzlei vor und kümmere mich um die Personalakten. Dabei habe ich gelernt, viele Dinge gleichzeitig im Blick zu behalten. In Ihrer Verwaltung möchte ich mich stärker auf das Rechnungswesen konzentrieren und meine DATEV-Kenntnisse vertiefen.
Ergänz einen Satz dazu, warum du genau zu diesem Arbeitgeber willst. Das kann das Team, das Arbeitsfeld, ein Schwerpunkt oder die Nähe zum Wohnort sein, solange es ehrlich ist.
Do & Don't
So geht's
- Aufgabenbereiche konkret beschreiben
- Programme und Kenntnisstand nennen
- Wahlqualifikationen aus der Ausbildung angeben
- Anschreiben selbst fehlerfrei und nach DIN 5008 gestalten
Lieber nicht
- „Allgemeine Bürotätigkeiten“ als einzige Beschreibung
- Rechtschreibfehler im Anschreiben, gerade in diesem Beruf
- Office-Kenntnisse übertreiben
- Unklar lassen, welche Abteilung dich interessiert
Ausbildung & Quereinstieg
Der klassische Weg
Die duale Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement dauert drei Jahre und endet mit einer Prüfung vor der IHK oder, im Handwerk, vor der Handwerkskammer. Du wählst zwei Wahlqualifikationen, etwa Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat oder kaufmännische Steuerung. Ein bestimmter Schulabschluss ist nicht vorgeschrieben, häufig wird ein mittlerer Schulabschluss erwartet.
Quereinstieg
Büroberufe sind für Quereinsteiger:innen gut erreichbar, besonders mit Erfahrung aus Verkauf, Gastronomie-Organisation oder Verwaltung. Kurse zu Office, Buchhaltung oder DATEV helfen. Die Agentur für Arbeit fördert Umschulungen. Wer bereits lange im Büro arbeitet, kann sich unter Umständen als Externe:r zur Abschlussprüfung anmelden.
Checkliste
Bevor du abschickst
- Anschreiben nach DIN 5008 formatiert?
- Rechtschreibung zweimal geprüft?
- Aufgabenbereiche bei jeder Station konkret?
- Programme mit Kenntnisstand angegeben?
- Wahlqualifikationen genannt?
- Zeugnisse vollständig als ein PDF beigelegt?
Häufige Fragen
Ist Bürokaufmann/-frau noch eine offizielle Berufsbezeichnung?+
Nein. Seit 2014 heißt die Ausbildung Kaufmann/-frau für Büromanagement. Ältere Abschlüsse als Bürokaufmann/-frau oder Kaufmann/-frau für Bürokommunikation bleiben aber gültig, und viele Stellenanzeigen nutzen den alten Begriff.
Welche Programme sollte ich können?+
Mindestens Word, Excel und Outlook. Je nach Stelle kommen Buchhaltungssoftware wie DATEV oder Lexware oder ein ERP-System hinzu.
Wie schreibe ich mein Anschreiben, wenn es um einen Bürojob geht?+
Gerade hier wird es als Arbeitsprobe gelesen. Sauber nach DIN 5008, fehlerfrei und klar gegliedert.
Kann ich auch im öffentlichen Dienst arbeiten?+
Ja. Für Verwaltungsstellen bewerben sich auch Kaufleute für Büromanagement. Achte auf die Vorgaben in der Ausschreibung und die Bewerbungsfrist.