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Worauf Arbeitgeber achten
Personalsachbearbeiter:innen kümmern sich um alles, was Beschäftigte betrifft: Verträge, Personalakten, Arbeitszeiten, Lohnabrechnung, Bescheinigungen und Fragen rund ums Arbeitsverhältnis. Oft unterstützen sie auch beim Recruiting.
Arbeitgeber achten in der Bewerbung auf Sorgfalt, Diskretion und Erfahrung mit Lohn und Gehalt. Zeig, welche Prozesse du betreust, mit welchen Systemen du arbeitest und wie viel Verantwortung du trägst.
Das prüfen Personaler:innen zuerst
- Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Personalwesen
- Kenntnisse in Entgeltabrechnung und Sozialversicherung
- Erfahrung mit HR- und Abrechnungssoftware
- Grundwissen im Arbeits- und Tarifrecht
- Diskretion und Sorgfalt
Der Lebenslauf
Beschreib jede Station mit den Aufgaben, die du wirklich übernommen hast. Starke Verben und konkrete Einsatzbereiche sagen mehr als eine bloße Jobbezeichnung. So könnte eine Station als Personalsachbearbeiter:in aussehen:
04/2022 – heute · Personalsachbearbeiterin, Mittelständisches Produktionsunternehmen, Bielefeld
- – Vorbereitung und Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung
- – Pflege der Personalstammdaten und digitalen Personalakten
- – Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen und Zeugnisentwürfen
- – Meldungen an Krankenkassen und Sozialversicherungsträger
- – Ansprechperson für Mitarbeitende zu Gehalt, Urlaub und Zeitkonten
Stärken belegen statt behaupten
Eigenschaften glaubt man dir erst, wenn du zeigst, wo du sie gebraucht hast. Diese Stärken zählen als Personalsachbearbeiter:in besonders, und so kannst du sie belegen:
- Diskretion: Zeig, dass du mit vertraulichen Daten verantwortungsvoll umgehst.
- Genauigkeit: Nenn Aufgaben wie Abrechnung oder Meldungen, bei denen Fehler sofort spürbar sind.
- Serviceorientierung: Beschreib, wie du Fragen von Mitarbeitenden verständlich beantwortest.
- Struktur: Erwähn Fristen, Wiedervorlagen und Monatsabläufe, die du organisierst.
Fachkenntnisse & Programme
In den Abschnitt „Kenntnisse“ gehört, was du sicher beherrschst. Typisch für Personalsachbearbeiter:in:
- Entgeltabrechnung und Sozialversicherungsrecht
- Abrechnungssoftware, zum Beispiel DATEV, SAP HCM, Loga oder Personio
- Zeiterfassung und Zeitwirtschaft
- Grundlagen des Arbeitsrechts und Tarifrechts
- Meldewesen an Sozialversicherungsträger
- Bewerbermanagement und Onboarding
- Datenschutz im Personalbereich
Lebenslauf als Personalsachbearbeiter:in
Jobrezept fragt deine Stationen Schritt für Schritt ab und formuliert daraus einen Lebenslauf, der zur Stelle passt.
Das Anschreiben
Im Hauptteil verbindest du deine Erfahrung mit dem, was die Stelle verlangt. Ein Absatz mit einem konkreten Beispiel überzeugt mehr als eine Liste von Eigenschaften.
In meinem jetzigen Unternehmen betreue ich die Entgeltabrechnung für die gewerblichen Mitarbeitenden und bin Ansprechperson für Fragen zu Gehalt, Urlaub und Zeitkonten. Ich habe die Umstellung auf digitale Personalakten mitbegleitet und Abläufe für neue Mitarbeitende vereinfacht. In Ihrem Unternehmen reizt mich die Arbeit mit einem Tarifvertrag und die Möglichkeit, mich zur Personalfachkauffrau weiterzubilden.
Ergänz einen Satz dazu, warum du genau zu diesem Arbeitgeber willst. Das kann das Team, das Arbeitsfeld, ein Schwerpunkt oder die Nähe zum Wohnort sein, solange es ehrlich ist.
Do & Don't
So geht's
- Abrechnungserfahrung konkret beschreiben
- Software und Tarifkenntnisse angeben
- Projekte wie Digitalisierung hervorheben
- Weiterbildungsziel nennen
Lieber nicht
- Interne Gehaltsdaten oder Konflikte nennen
- Nur „Personalverwaltung“ ohne Details
- Arbeitsrechtskenntnisse übertreiben
- Diskretion behaupten, aber im Anschreiben Interna verraten
Ausbildung & Quereinstieg
Der klassische Weg
Für die Personalsachbearbeitung gibt es keine eigene Ausbildung. Üblich sind kaufmännische Ausbildungen, etwa als Kaufmann/-frau für Büromanagement mit Wahlqualifikation Personal, oder ein Studium. Mit Berufserfahrung bieten sich Weiterbildungen wie Personalfachkaufmann/-frau (IHK) oder Entgeltabrechner:in an.
Quereinstieg
Quereinsteiger:innen kommen oft aus Steuerkanzleien, wo sie Lohnabrechnungen erstellt haben, oder aus der Assistenz der Geschäftsführung. Kurse in Lohn und Gehalt sind ein guter Einstieg, weil Abrechnungskompetenz in vielen Stellen gesucht wird.
Checkliste
Bevor du abschickst
- Abrechnungserfahrung und Software genannt?
- Tarif- und Rechtskenntnisse realistisch angegeben?
- Projekte beschrieben?
- Keine vertraulichen Daten erwähnt?
- Weiterbildungen aufgeführt?
- Zeugnisse vollständig beigelegt?
Häufige Fragen
Brauche ich Erfahrung in der Lohnabrechnung?+
Für viele Stellen ja. Wenn du keine hast, zeig, dass du eine Weiterbildung machst oder planst.
Was ist der Unterschied zur Personalreferentin bzw. zum Personalreferenten?+
Sachbearbeiter:innen kümmern sich vor allem um administrative Abläufe. Referent:innen betreuen Bereiche ganzheitlich und beraten Führungskräfte.
Kann ich aus der Steuerkanzlei ins Unternehmen wechseln?+
Ja. Lohnerfahrung aus der Kanzlei ist sehr gefragt. Betone Abrechnung und Sozialversicherung.
Welche Software ist am wichtigsten?+
Das hängt vom Unternehmen ab. Nenn die Systeme, die du kennst, und deine Bereitschaft, dich einzuarbeiten.